Managers : soyez courageux et prenez vos responsabilités

Bonjour à tous.

Le “Guide du Manager  Territorial – Faire Plus avec moins” est sorti depuis Janvier 2011 et, force est de constater que, pour diverses raisons, il n’a jamais été autant d’actualité. Souffrance au travail, perte de repères, démotivation… sont des choses que l’on observer de plus en plus dans les sphères professionnelles d’une manière générale, et dans les sphères territoriales plus spécifiquement. Ce genre de phénomène est provoqué par divers facteurs tels que l’accélération de notre société, la segmentation des activités, la mise en place de politiques transverses non orientées par les managers (eux-mêmes un peu perdus), le manque de courage général des responsables qui ont du mal à trancher certains conflits et qui parfois, ont de plus en plus peur d’affronter leurs agents.

Que pouvons-nous faire alors pour inverser la tendance ?

En vérité : rien.

Nous ne pouvons rien faire contre l’ordre des choses actuel. La mondialisation touche de plein fouet la territoriale qui, par voie de conséquences, n’échappe pas à son lot de suppressions de postes ou de métiers, de directions ou de services, le tout assorti de réorganisations favorisantes pour certaines et pas pour d’autres.

En revanche, il doit être possible d’accompagner cette tendance ainsi que les changements qu’elle implique. Et qui doit être aux commandes de cet accompagnement ? Je ne vois qu’une réponse à cette question : des managers responsables et courageux.

Une denrée rare en notre époque, vous en conviendrez.

Mais nous-mêmes, sommes nous courageux ? Est-ce que nous disons vraiment ce qu’il faudrait que nous disions ? Prenons nous nos responsabilités d’agents ?

Est-ce que finalement nous n’attendons pas trop d’une hiérarchie et est-ce que finalement nous ne jouons pas aussi, à la virgule près, le rôle qui est attendu de nous dans le cirque tragi-comique que constitue l’environnement professionnel ?

Dans le cadre de ce billet, je vous propose un petit retour sur un extrait du guide du manager territorial qui, justement, traite de la prise de responsabilités.

Vous allez voir.

Certains de mes propos devraient provoquer de légers picotements aux yeux et pour certains, une certaine raideur au niveau de la nuque.

Mais n’ayez pas peur. Vous ne risquez rien à les lire.

Ce n’est pas vous qui les tenez.

C’est moi.

Bonne lecture.

Début de l’extrait

Vous voulez des responsabilités ? Vous en êtes sûr ? Je vais préciser ma question : vous voulez des responsabilités ou vous voulez être sur l’organigramme ?

Désolé de vous décevoir, mais force est de constater que la plupart des gens ont des responsabilités mais ne sont pas toujours sur l’organigramme. À l’inverse, certaines personnes sont sur l’organigramme et ne prennent pas leurs responsabilités.

Pour bien digérer le mot « responsabilité » et pour qu’il prenne tout son sens à vos yeux, il va vous falloir appliquer un régime draconien hyperresponsabilisant et le plan d’action suivant.

1. Mettez-vous face à vos responsabilités

La première des responsabilités que vous avez est celle que vous avez face à vous-même. En tant qu’agent, vous devez dégager un sentiment d’exemplarité. Bien entendu, il n’est pas ici question d’une exemplarité qui ferait de vous un être auréolé de lumière sans failles ni aspérités.

L’exemplarité dont je vous parle est celle qui fera de vous un agent dont les collègues de travail seront fiers. S’excuser en temps voulu fera de vous un être exemplaire. Taper du poing sur la table et dire ce que vous pensez lorsque vous ou vos agents êtes attaqués fera aussi de vous quelqu’un d’exemplaire. Être exemplaire ne signifie pas être parfait. « Être parfait » est un idéal. Et un idéal est, par définition, impossible à atteindre.

Ainsi, il est aussi de votre responsabilité que l’on vous accorde plus de confiance, plus de reconnaissance et plus de respect. Stagner, ne pas vous remettre en question et rester dans votre bureau en attendant que l’on vienne vous chercher pour vous féliciter, vous dire combien vous travaillez bien et que l’on vous offre la situation de vos rêves est une attitude qui vous apportera le résultat suivant : rien. Si vous espérez qu’un miracle se produise au niveau de la hiérarchie et que Big Brother améliore votre vie professionnelle afin que tout se passe pour le mieux dans le meilleur des mondes, il est temps de reprendre pied dans la réalité car cela n’arrivera pas.

Même si cela ne vous saute pas aux yeux, vous changez quotidiennement la fonction publique territoriale. La fonction publique territoriale ne serait pas la même sans vous. Cela est vrai pour notre monde en général. Nos actions, nos propos ont une influence sur notre entourage, qui, modifié, aura aussi une influence sur son entourage, etc., etc. C’est ainsi que se développent les nouveaux courants de pensée, de nouvelles visions du monde, de nouveaux concepts, de nouveaux comportements, etc. Cela est d’autant plus vrai pour la fonction publique territoriale.

Chacune de vos actions modifie les étapes de son évolution. Naturellement, vous agissez sur vos collègues, sur votre hiérarchie.

Un agent qui adopte une attitude négative, agressive, pessimiste, sera toujours responsable de son attitude. Même s’il a toutes les raisons du monde d’adopter cette attitude, c’est aussi en partie à cause de lui que les choses ne fonctionnent pas très bien.

À l’inverse, le responsable de cet agent doit prendre ses responsabilités et réaliser que si cet agent agit ainsi, il n’a peut-être pas fait tout ce qu’il fallait pour le stimuler, pour connaître les raisons de son attitude. Peut-être même ne lui a-t-il jamais parlé ou adressé la parole.

De manière plus générale, vous devez assumer la majorité de vos succès ainsi que la majorité de vos échecs dans ce que vous entamerez. Cela ne veut pas dire que tout dépend de vous, mais, en étant adulte et responsable, cela vous évitera de vous poser systématiquement en victime. Vous devez absolument réaliser qu’en grande partie, c’est vous-même qui êtes aux commandes de votre carrière et que vous êtes responsable de votre devenir.

Personne ne peut choisir pour vous.

Trois choses à faire quotidiennement

– Se remettre en question une fois par jour : qu’ai-je mal fait et qu’ai-je bien fait ? Comment aurais-je pu agir différemment ? Si je me suis trompé, puis-je rattraper aisément ?
– Tous les matins, dites-vous que vous allez travailler pour une seule raison : vous allez travailler pour que vos agents travaillent mieux. Si vous comprenez cela, tout le reste suivra.
– Proposez, proposez, proposez : arrêtez d’attendre que les autres trouvent pour vous. Forcez-vous régulièrement à apporter des solutions. Au lieu de répondre : « Et toi, qu’en penses-tu ? » lorsque l’on vous demande votre avis, proposez : « Faisons ceci… Nous réajusterons si cela ne marche pas. »

2. Mettez vos agents face à leurs responsabilités

Si vous êtes responsable d’agents, il est de votre responsabilité de les mettre face aux leurs.

Cela n’est pas toujours évident, d’autant plus que cela signifiera que vous avez pris vous-même les vôtres. Toutefois, vous ne pouvez pas baisser les bras et laisser tomber sous prétexte que tel agent ne fait pas ce qui est attendu de lui ou ne se comporte pas tel qu’il le faudrait.

Vous devez enseigner à vos agents à être responsables de leurs actes et à les assumer pleinement. Ils doivent être responsables des résultats de leur travail aussi bien que de leur attitude et de leur comportement.

Je dis « enseigner » parce qu’un manager se doit d’être un coach pour ses agents. En tant que coach, vous devez les inciter à s’élever et à être pleinement responsables de leurs actes. Il faut leur expliquer que les missions que vous leur confiez sont sous leur responsabilité et faire en sorte qu’ils mettent tout en œuvre pour les mener à bien. Expliquez-leur donc ce qui vous a été expliqué le paragraphe précédent.

Là aussi, cela impliquera parfois des phases de négociation et d’établissement de contrat visant le gagnant-gagnant, nous aborderons ces points-là dans un prochain chapitre. Toujours est-il que vous devez amener vos agents à réaliser qu’ils devront assumer les conséquences de leurs résultats, positifs ou non, et de leur comportement, professionnel ou pas.

Là aussi, il n’est pas question ici d’en faire des êtres divins, juste des êtres humains ancrés dans le réel.

Deux attitudes pour aider vos agents

– Lorsqu’un agent vient pour vous soumettre un problème, donnez-lui les outils et contacts pour qu’il trouve lui-même la solution. Ne faites pas le travail pour lui. Accompagnez-le si besoin, gardez de l’intérêt pour le sujet mais poussez l’agent à réfléchir et à agir. Ne jouez pas au « père-sauveur-qui-rattrape-tous-les-problèmes-histoire-de-garder-du-pouvoir ».
Faites-le grandir en termes de compétences et de comportement.
– Si un agent justifie une attitude non professionnelle pour telle ou telle raison lui servant d’alibi, renvoyez-le dans ses cordes : demandez-lui ce qu’il propose pour résoudre son problème et s’il est prêt à s’engager EN SON NOM pour mener à bien sa proposition.

3. Mettez votre supérieur face à ses responsabilités

En tant que supérieur d’une équipe ou d’un service, vous ne possédez pas la science infuse. Vous commettez, avez commis ou commettrez des erreurs. C’est normal, après tout. En ce sens, votre supérieur commettra lui aussi des erreurs. Ainsi, il est aussi de votre responsabilité de savoir lui parler, voire de l’affronter pour exprimer votre point de vue et le faire aller dans votre sens. Bien entendu, il faut que vous nourrissiez avec lui une véritable relation de confiance.

D’ailleurs, je vous invite à faire vos remarques dans un cadre privé afin de ne pas altérer cette confiance. Vous-même accepteriez-vous que l’un de vos alliés vous lâche pendant une réunion ? Bien sûr que non !

Ainsi, être un supérieur ne signifiant pas être un humain doué de capacités intellectuelles divines, vous pouvez et devrez sûrement recadrer votre supérieur, lui donner un autre angle d’attaque par rapport à une problématique. Vous êtes une aide à la décision pour lui. De la même manière, en tant que supérieur, vous aurez tout à gagner à écouter ce que vous diront vos agents. Si vous êtes chef de projet, chargé de mission ou simple agent travaillant en autonome, soyez aussi ouvert aux remarques de votre entourage.

LE BOUCLIER HUMAIN

Lorsqu’un problème grave surgit, le réflexe courant est parfois de céder à la passion, à chercher un coupable et, finalement, en faire un exemple. C’est une erreur assez courante. Ainsi, avec un peu de recul, « faire plus avec moins», c’est arriver à garder une véritable relation de confiance et de respect entre vous et vos agents. Pour cela, vous devez devenir un bouclier humain. Cela vaudra aussi si vous êtes chef de projet et que vous travaillez avec divers interlocuteurs. Être chef de projet, c’est aussi avoir des responsabilités.

Voici donc un plan d’action en trois étapes qui vous fera passer dans la catégorie « manager du futur ».

Étape 1 : Affrontez la tempête

Défendez toujours vos agents. TOUJOURS. Ils sont votre plus grande richesse. Même s’ils sont en faute, dites que c’est vous qui avez cautionné leurs actes et que vous vous engagez à rétablir le préjudice. Ne vous défilez pas.Gonflez la poitrine, cambrez les reins et assumez. Même si vous ne l’avez pas cautionné oralement ou de manière écrite, le fait que vous soyez un supérieur hiérarchique vous engage à assumer. Vous réglerez les tenants et les aboutissants de tout cela avec vos agents plus tard. Mais, en aucun cas, au grand jamais, vous ne devez leur faire perdre la face publiquement. Vous devez accepter de vous faire taper sur les doigts pour eux.

Étape 2 : Une solution vaut mieux que dix coupables

Une fois que c’est fait : ne cherchez pas le coupable. Trouvez la solution. Même si vous lapidiez immédiatement LE coupable, le problème serait toujours là. Et quand bien même trouveriez-vous le coupable, vous resteriez malgré tout responsable de la situation. Donc, soyez constructif. Pensez à rétablir la situation de manière à ce que cela ne se reproduise plus et que vous n’ayez plus à passer par l’étape 1.

Étape 3 : Adulte et responsable

En l’occurrence, pour avancer, vous devez prendre vos responsabilités et vous remettre en question :

– avez-vous transmis des consignes claires ?

– avez-vous organisé le reporting nécessaire avant d’entrer en réunion et apprendre l’existence de ce problème ?

– avez-vous vraiment délégué en confiance ou vous êtes-vous débarrassé de quelque chose qui ne vous intéressait que très moyennement ?

– étiez-vous disponible et écoutiez-vous vraiment ce que vous disaient vos agents avant que le problème ne survienne ?

– le problème arriverait-il en réaction à l’une de vos actions ou à un conflit avec un membre de votre équipe ?

– le problème fait-il apparaître une carence dans le service que vous rende

Après cette étape, et seulement après, vous pourrez faire un débriefing avec les agents concernés, et ce afin de les mettre face à leurs responsabilités, et, surtout, commencez toujours par des questions pour remonter à la source de l’information afin de ne pas vous laisser intoxiquer par des propos ou des rumeurs que l’on vous aura relatés :

– que s’est-il passé exactement de leur point de vue ?

– pourquoi vous ont-ils caché le problème ?

– ont-ils réellement manifesté un besoin d’aide avant que le problème arrive ?

– le problème provient-il d’une erreur volontaire ou involontaire ?

– cela aurait-il pu être évité ? Si oui, pourquoi n’ont-ils pas fait ce qu’il faut ?

Comme tout bon manager, vous devrez alors vous appuyer sur cette situation pour redéfinir les bases de votre management, sur les missions de votre service, sur les ressources nécessaires pour que vous et vos agents puissiez travailler correctement. Vous devrez travailler avec vos agents pour construire la solution afin que cela ne se reproduise plus.

A bientôt,

Laurent

MANANTRA : Preparation aux concours d'ingenieur territorial, d'ingenieur en chef territorial, de technicien territorial et d'attache territorial

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